Посадова інструкція старшого секретаря суду Великоновосілківського районного суду

Посадова інструкція

старшого секретаря

Великоновосілківського районного суду

Донецької області

1.Загальні положення

1.1. Посадова інструкція старшого секретаря Великоновосілківського районного суду Донецької області (далі - суд) встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов`язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та  відповідальність особи, яка займає посаду старшого секретаря Великоновосілківського районного суду Донецької області (далі – старший секретар суду).

1.2. Старший секретар суду є посадовою особою апарату суду, правовий статус якої визначається Законом України «Про державну службу».

1.3. Старший секретар суду призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

1.4. На посаду старшого секретаря суду призначаються особи, які мають вищу освіту за спеціальністю «Правознавство» або «Правоохоронна діяльність» з освітньо-кваліфікаційним рівнем не нижче бакалавра, стаж роботи на державній службі в судових органах України не менше 2 років або загальний стаж роботи за фахом не менше 3 років.

1.5. Старший секретар суду безпосередньо підпорядкований керівнику апарату суду, координує свою діяльність зі спеціалістом суду відповідно до внутрішнього розподілу обов`язків.

1.6. Старшому секретарю суду безпосередньо підпорядковані секретарі суду, діловоди, експедитори, секретар-друкарка та інші службовці суду, які виконують організаційні функції.

1.7. У своїй роботі керується Конституцією України, кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про захист персональних даних, щодо запобігання корупції та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів, Положеннями про Державну судову адміністрацію України та територіальне управління Державної судової адміністрації України в Донецькій області, Положенням про апарат суду, постановами колегії,  наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України в Донецькій області,  Правилами поведінки працівника суду, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Правилами внутрішнього службового розпорядку,  Інструкцією з діловодства, іншими нормативно-правовими актами та цією посадовою інструкцією.

2.Завдання та обов’язки

2.1. Організовує та забезпечує належну роботу канцелярії суду.

            2.2. Розподіляє обов`язки між працівниками канцелярії суду, контролює виконання ними функціональних обов`язків.

            2.3. Організовує прийом, реєстрацію та розподіл кореспонденції, що надійшла до суду, збір та обробку персональних даних учасників процесу.

            2.4. Контролює ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

            2.5. Організовує роботу з обліку та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

2.6. Здійснює контроль за направленням судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

2.7.Здійснює контроль за своєчасним та якісним зверненням судових рішень до виконання.

2.8. Забезпечує своєчасне виконання постанов про помилування.

2.9. Контролює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

2.10. Забезпечує своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

2.11. Здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає керівникові апарату про випадки порушення термінів здачі судових справ до канцелярії суду.

2.12. Збирає пропозиції щодо складання номенклатури справ суду, узагальнює їх, за погодженням із керівником апарату формує номенклатуру справ суду та після погодження з відповідними архівними установами подає на затвердження голові суду.

2.13. Організовує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

2.14. Вносить пропозиції до плану роботи суду з питань організації діловодства, судової статистики, контролює виконання відповідних розділів плану роботи суду.

2.15. Бере участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

2.16. Організовує та забезпечує належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії суду.

2.17. Веде облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.

2.18. Проводить навчання з працівниками канцелярії суду.

2.19. Контролює ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.

2.20. Виконує доручення голови суду та керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії суду.

3. Права

3.1. Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, законами України «Про державну службу», «Про судоустрій і статус суддів» та іншими актами законодавства.

3.2.  Одержувати у встановленому законодавством порядку від посадових осіб та іншого персоналу суду документи та інформацію,  необхідні для виконання своїх завдань та обов`язків.

3.3. Користуватися  інформаційними базами даних, телекомунікаційними мережами суду в установленому порядку.

3.4. Вносити пропозиції голові суду та керівникові апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

3.5. Перевіряти та контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, правил внутрішнього службового розпорядку працівниками канцелярії.

3.6. Брати участь у нарадах  та зборах трудового колективу суду.

3.7. На обробку персональних даних фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених повноважень.

3.8. Підвищувати свій професійний рівень у системі підготовки та підвищення кваліфікації працівників апарату суду

3.9. На повагу особистої гідності, справедливе і шанобливе ставлення до себе з боку керівників, співробітників і громадян.

3.10. На оплату праці залежно від посади, яку він займає, рангу, який йому присвоюється, якості, досвіду та стажу роботи.

3.11. На соціальний і правовий захист відповідно до свого статусу.

4. Відповідальність

4.1. В залежності від виду і характеру порушення несе дисциплінарну, цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність згідно із чинним законодавством:

- за невиконання або неналежне (несвоєчасне, неякісне) виконання посадових обов`язків  і завдань;

- за перевищення своїх повноважень;

- за бездіяльність або невикористання наданих йому прав;

- за порушення норм етики поведінки державного службовця;

- за недотримання обмежень, пов’язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням;

- за недотриманням вимог законодавства про інформацію, державну таємницю;

- за  порушення Правил поведінки працівника суду;

-  за порушення правил внутрішнього трудового розпорядку суду та трудової дисципліни;

- за недодержання вимог нормативно-правових актів з охорони праці та правил пожежної безпеки.

5.Взаємовідносини за посадою

            5.1. Отримує доручення безпосередньо від керівника апарату суду або голови суду.

5.2. Документи на опрацювання старшому секретарю суду передаються за резолюцією керівника апарату суду або голови суду       

5.3. Старший секретар суду під час виконання своїх обов’язків та завдань взаємодіє з структурними підрозділами апарату суду, іншими працівниками апарату суду.

5.4. Отримує від працівників апарату суду документи та інформацію,  необхідні для виконання своїх завдань та обов’язків.